Wordの特殊検索 と Excelを使って漏れ・ミスなく略語一覧(abbreviation list)を作る方法

今度論文を投稿する雑誌では、略語の一覧の作成を求められています。作業も面倒ですし、漏れやミスが起こり得るのでストレスです。。

分かりますよ。私も同じ悩みを抱えていました。私がオーストリアの研究室で勤務していた際に、教授から伝授してもらった、wordとexcelだけで機械的に略語リストを作る方法を、共有します！これで漏れやミスの心配がなくなると思いますよ♪

略語一覧が必要とされる時

現代はＳＮＳや動画などによるアウトプットが発展していますが、本や論文によるアウトプットは基本であり、将来に受け継ぐ為には有効な手段です。

整理された文章を書く上で略語一覧を作る事は重要で、しばしば編集者からも求められます。

例えば、循環器内科領域で権威のある雑誌であるJACC(Journal of the American College of Cardiology)では以下の様に、略語一覧の作成が必須となっています。

Up to 10 abbreviations of common terms (e.g., ECG, PTCA, CABG) or acronyms (GUSTO, SOLVD, TIMI) may be used throughout the manuscript.

https://www.jacc.org/doi/10.1016/S0735-1097%2819%2937480-7

ただし、読者の為に有用であるとは分かっていますが、書いた文章を一から読み直して略語を1つ1つピックアップするのは骨が折れる作業です。

加えて、一覧の漏れや順番の間違いなどミスが起こり得る作業なので、恥じないものを世に出したいと思っている作者としては、ストレスを感じる作業です。

私は以前はそのようなストレスを感じながら、結局体力勝負で文章から網羅的に略語を見つけ出すというやり方をやっていました。

ところが、オーストリアの研究室で勤務していた際に、時折本の執筆をしていたボスが略語一覧の便利な情報を使っていて、それを教えてくれ、ストレスなく略語一覧を作れるようになりました。

今回はその方法を伝授します！Wordのそんなところにそんな機能があったの！？と思うこと間違いなし♪

WordとExcelで漏れ・ミスなく略語一覧(abbreviation list)を作る方法

今回の記事は以下の英語のサイトを参考にしています。

https://proofed.co.uk/writing-tips/how-to-create-a-list-of-abbreviations-in-microsoft-word/

１．Wordでの作業

「ホーム」→「編集」→「検索」→「高度な検索」と進みます。
検索する文字列フィールドに、「[A-Z]{2,}」を追加します。
オプション＞＞ボタンをクリックし、「ワイルドカードを使用する」を選択します。
検索する場所 メニューで [メイン 文章] をクリックします。

そうすると以下のように、略語（Ａ－Ｚの文字が２つ以上続いているもの）がハイライトされ、

Ctrl + Cでコピーができるようになります。

２． Excel での作業

Excelのスプレッドシートを開く。
コピーした略語を列に貼り付けます。
列を選択し、ホーム > 編集 > 並べ替えとフィルター > 昇順　と進みます。
重複、誤り、または定義する必要のない一般的な略語を削除します。

または、略語のある列を選択し、「データ」>「重複の削除」を実行することで重複は削除できます。

列の上部に「Abbreviation」というタイトルの新しい行を追加します。
次の列に「Definition」というヘッダーを追加します。
各略語の完全な用語を対応するセルに記入します。
両方の列をコピーして、Microsoft Word文書に貼り付けます。

注意点

上記の手順で論文全体をターゲットに略語の検索をすると、引用文献の名前の略語(イニシャル)まで拾ってしまい、大量の不要な略語が混じってしまいます。

引用文献を除いたファイルを作って作業するとよりスムーズかもしれません。

まとめ

Word とExcelを使った誰でもできる簡単な略語一覧の作り方を紹介しました。

この方法で楽に、ミスなく略語一覧を作りましょう！